Dokumenty
Polityka prywatności
Ta polityka opisuje, co dzieje się z danymi osób, które odwiedzają stronę xiologistics.pl, wypełniają formularz wyceny albo formularz kontaktowy, dzwonią lub piszą do nas na WhatsApp. Staraliśmy się napisać ją zrozumiale, bez zbędnego żargonu.
1. Kto odpowiada za Twoje dane
Administrator danych
XIO LOGISTICS sp. z o.o., ul. Lubelska 2A/19U, 08-400 Garwolin
KRS 0001223262 · NIP 7011298975 · REGON 543967368
E-mail: kontakt@xiologistics.pl
Nie powołaliśmy inspektora ochrony danych. We wszystkich sprawach dotyczących danych osobowych pisz na adres kontakt@xiologistics.pl albo listownie na adres siedziby.
2. Jakie dane zbieramy
Formularz wyceny i formularz kontaktowy
- imię i nazwisko, opcjonalnie nazwa firmy,
- adres e-mail i numer telefonu,
- dane zlecenia: trasa (kod pocztowy, miejscowość, kraj), terminy, rodzaj i parametry ładunku, wymagania na trasie, uwagi,
- treść wiadomości, którą sam wpisujesz,
- preferowany kanał kontaktu.
Podanie danych jest dobrowolne, ale bez adresu e-mail, telefonu i podstawowych informacji o ładunku nie przygotujemy wyceny.
Dane techniczne
- adres IP oraz data i godzina wysłania formularza - zapisujemy je razem ze zgłoszeniem, żeby ograniczyć spam i nadużycia,
- standardowe logi serwera prowadzone przez firmę hostingową (adres IP, adres żądanej strony, typ przeglądarki, data).
Telefon i WhatsApp
Gdy dzwonisz lub piszesz na WhatsApp, przetwarzamy numer telefonu i treść rozmowy w zakresie potrzebnym do obsługi zapytania. Rozmów telefonicznych nie nagrywamy.
3. Po co i na jakiej podstawie przetwarzamy dane
| Cel | Podstawa prawna |
|---|---|
| Odpowiedź na zapytanie i przygotowanie wyceny | art. 6 ust. 1 lit. b RODO - działania przed zawarciem umowy |
| Realizacja i rozliczenie zlecenia transportowego | art. 6 ust. 1 lit. b RODO - wykonanie umowy |
| Wystawianie faktur i przechowywanie dokumentacji księgowej | art. 6 ust. 1 lit. c RODO - obowiązek prawny |
| Ochrona formularzy przed spamem, dochodzenie i obrona roszczeń | art. 6 ust. 1 lit. f RODO - nasz uzasadniony interes |
| Kontakt na wskazany przez Ciebie kanał (e-mail, telefon, WhatsApp) | art. 6 ust. 1 lit. f RODO - obsługa zgłoszenia |
Nie profilujemy danych i nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji wyłącznie w sposób zautomatyzowany. Nie wysyłamy newslettera i nie sprzedajemy danych.
4. Komu przekazujemy dane
- Firma hostingowa - przechowuje pliki strony i obsługuje pocztę.
- Dostawca poczty e-mail - dostarcza wiadomości z formularza do naszej skrzynki.
- Przewoźnicy i podwykonawcy - wyłącznie dane niezbędne do wykonania konkretnego przewozu (adres, kontakt do osoby na załadunku lub rozładunku).
- Biuro rachunkowe, doradcy prawni, firma ubezpieczeniowa - w zakresie rozliczeń, roszczeń i szkód.
- Organy publiczne - gdy wymaga tego przepis prawa.
Jeśli piszesz do nas przez WhatsApp, Twoje dane przetwarza także dostawca tej usługi na własnych zasadach - to niezależny administrator.
Danych nie przekazujemy poza Europejski Obszar Gospodarczy, chyba że wynika to z korzystania z usług dostawcy, który stosuje standardowe klauzule umowne zatwierdzone przez Komisję Europejską.
5. Jak długo przechowujemy dane
- Zapytania, które nie skończyły się zleceniem - do 12 miesięcy od ostatniego kontaktu.
- Dane związane ze zrealizowanym zleceniem - przez okres przedawnienia roszczeń, zwykle do 3 lat od wykonania usługi.
- Dokumenty księgowe - 5 lat licząc od końca roku, w którym powstał obowiązek podatkowy.
- Logi serwera - zgodnie z polityką firmy hostingowej, zwykle kilkanaście miesięcy.
6. Twoje prawa
Masz prawo do: dostępu do swoich danych i uzyskania ich kopii, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych oraz sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na naszym uzasadnionym interesie. Jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, możesz ją w każdej chwili wycofać - nie wpływa to na zgodność z prawem przetwarzania sprzed wycofania.
Wystarczy wiadomość na kontakt@xiologistics.pl. Odpowiadamy w ciągu miesiąca. Przysługuje Ci również skarga do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.
7. Cookies i pamięć przeglądarki
Strona nie używa własnych plików cookie ani narzędzi analitycznych i reklamowych. Nie zbieramy statystyk odwiedzin po stronie przeglądarki.
Zapisujemy natomiast jedną informację w pamięci lokalnej przeglądarki (localStorage), pod kluczem xio-lang: wybrany język strony (polski albo angielski). Dane te zostają na Twoim urządzeniu, nie trafiają na nasz serwer i możesz je usunąć, czyszcząc dane witryny w ustawieniach przeglądarki.
8. Usługi zewnętrzne osadzone na stronie
- Mapa OpenStreetMap - osadzona ramka pokazująca lokalizację biura. Jej wyświetlenie łączy Twoją przeglądarkę z serwerami OpenStreetMap Foundation, które mogą zapisać adres IP w logach.
- Google Fonts - kroje pisma pobierane z serwerów Google przy wczytywaniu strony; wiąże się to z przekazaniem adresu IP.
- WhatsApp - linki prowadzące do rozmowy z dyspozytorem; rozmowa odbywa się w infrastrukturze dostawcy tej usługi.
9. Bezpieczeństwo
Strona działa po szyfrowanym połączeniu HTTPS. Dostęp do skrzynki e-mail i do kopii zapytań mają wyłącznie upoważnione osoby z zespołu. Formularze są chronione przed automatycznym wypełnianiem przez boty oraz limitem liczby zgłoszeń z jednego adresu IP.
10. Zmiany polityki
Jeżeli zmienimy sposób przetwarzania danych, zaktualizujemy ten dokument i datę na jego początku. Wersja obowiązująca to zawsze ta opublikowana pod adresem xiologistics.pl/polityka-prywatnosci.html.