Dokumenty
Obowiązek informacyjny RODO
Zgodnie z art. 13 i 14 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych (RODO) przekazujemy poniższe informacje. Dotyczą one klientów, osób kontaktowych po stronie kontrahentów, nadawców i odbiorców przesyłek oraz osób, które wysyłają zapytanie przez stronę internetową.
1. Administrator danych
Administrator danych
XIO LOGISTICS sp. z o.o., ul. Lubelska 2A/19U, 08-400 Garwolin
KRS 0001223262 · NIP 7011298975 · REGON 543967368
E-mail: kontakt@xiologistics.pl
Kontakt w sprawach danych osobowych: kontakt@xiologistics.pl. Nie wyznaczyliśmy inspektora ochrony danych.
2. Skąd mamy Twoje dane
- bezpośrednio od Ciebie - z formularza na stronie, z rozmowy telefonicznej, z wiadomości e-mail lub WhatsApp,
- od naszego klienta - jeżeli jesteś osobą kontaktową na załadunku albo rozładunku, dane (imię i nazwisko, telefon, adres) przekazuje nam zleceniodawca przewozu,
- z publicznych rejestrów - KRS, CEIDG, biała lista podatników VAT, gdy weryfikujemy kontrahenta.
3. Zakres danych
Imię i nazwisko, nazwa firmy, stanowisko lub rola w zleceniu, adres e-mail, numer telefonu, adres załadunku i rozładunku, dane zlecenia transportowego oraz dane rozliczeniowe (NIP, adres, numer rachunku). W przypadku osób kontaktowych po stronie kontrahenta ograniczamy się do danych służbowych.
4. Cele i podstawy prawne
| Cel | Podstawa |
|---|---|
| Przygotowanie wyceny i odpowiedź na zapytanie | art. 6 ust. 1 lit. b RODO |
| Zawarcie i wykonanie umowy przewozu lub spedycji | art. 6 ust. 1 lit. b RODO |
| Kontakt z osobami wskazanymi do realizacji zlecenia | art. 6 ust. 1 lit. f RODO - uzasadniony interes stron umowy |
| Wystawianie i przechowywanie dokumentów księgowych oraz przewozowych | art. 6 ust. 1 lit. c RODO |
| Obsługa reklamacji i zgłoszeń szkód | art. 6 ust. 1 lit. b i c RODO |
| Ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń | art. 6 ust. 1 lit. f RODO |
5. Odbiorcy danych
Przewoźnicy i podwykonawcy realizujący przewóz, dostawcy usług IT i hostingu, dostawca poczty elektronicznej, biuro rachunkowe, ubezpieczyciele i brokerzy, kancelarie prawne, operatorzy pocztowi i kurierscy oraz organy publiczne, gdy obowiązek przekazania wynika z przepisów prawa. Z podmiotami przetwarzającymi dane w naszym imieniu mamy zawarte umowy powierzenia.
6. Przekazywanie poza EOG
Co do zasady dane pozostają w Europejskim Obszarze Gospodarczym. Jeżeli przewóz odbywa się poza EOG albo korzystamy z dostawcy usług spoza EOG, przekazanie następuje na podstawie decyzji Komisji Europejskiej o odpowiednim stopniu ochrony albo standardowych klauzul umownych.
7. Okres przechowywania
- zapytania bez dalszego ciągu - do 12 miesięcy,
- dane z realizacji zleceń - do upływu terminu przedawnienia roszczeń (w przewozie krajowym co do zasady 1 rok, w międzynarodowym zgodnie z Konwencją CMR, a dla roszczeń związanych z umową do 3 lat),
- dokumentacja księgowa - 5 lat od końca roku podatkowego,
- dane niezbędne do obrony roszczeń - do prawomocnego zakończenia sprawy.
8. Prawa osób, których dane dotyczą
Przysługuje Ci prawo dostępu do danych, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych oraz wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie administratora. Zgłoszenia przyjmujemy na adres kontakt@xiologistics.pl.
Masz też prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa), jeżeli uznasz, że przetwarzanie narusza przepisy.
9. Dobrowolność podania danych
Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do przygotowania wyceny, zawarcia umowy i wykonania przewozu. Brak danych rozliczeniowych uniemożliwia wystawienie faktury, a brak danych kontaktowych - realizację załadunku lub rozładunku.
10. Decyzje zautomatyzowane
Nie podejmujemy decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, które wywoływałyby wobec Ciebie skutki prawne.